Preparando el cierre contable del ejercicio

November 4, 2014

 

El proceso de cierre contable del ejercicio

 

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de pérdidas y ganancias y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable se debe proceder a cerrarlas cuentas de pérdidas y ganancias para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o utilidad.

 

¿Qué hemos de hacer para calcular el resultado? ¿Cómo podemos diferenciar lo que hemos obtenido durante estos meses de lo que obtuvimos en los doce anteriores?

 

En los registros contables (libro Diario y libro Mayor) se han ido recogiendo, mediante la aplicación de diversas normas de valoración y de imputación temporal (impuestas por la legislación contable, cuya norma central es el Plan General de Contabilidad, PGC), todos los acontecimientos con incidencia económica (hechos económicos) que han modificado cuantitativa o cualitativamente al patrimonio de la empresa.

 

A lo largo del ejercicio económico los responsables de recoger y registrar los hechos económicos (administrativos y contables) que se hayan producido pueden cometer errores involuntarios al registrarlos.

 

Estos errores pueden ser cuantitativos: anotaciones contables con valores equivocados; o cualitativos: anotaciones contables en partidas (cuentas) equivocadas.

 

Mediante este proceso se detectan y corrigen los errores efectuando los asientos de rectificación que correspondan: asientos de anulación, asientos complementarios, etc.

 

En la fecha de cierre del ejercicio económico, que puede coincidir o no con el 31 de diciembre de cada año, suelen quedar hechos económicos (operaciones) que no están completamente documentados, por ejemplo: compras entradas en el almacén, pero de las que no se han recibido las facturas o, si se han recibido, no se han aprobado; ventas entregadas a los clientes sin que hayan sido facturadas o que están pendientes de aprobación por los mismos.

 

El PGC establece que determinadas operaciones de inversión y/o financiación de la empresa que en su origen tenían un vencimiento o devengo (momento en el que nace el derecho de cobro o la obligación de pago) a largo plazo (más allá de la fecha de cierre del ejercicio económico) deben ser registradas como operaciones a corto plazo por la parte del importe total cuyo vencimiento o devengo se produzca durante el ejercicio económico.

 

Evidentemente, la vida de la empresa se extiende desde su puesta en marcha hasta el momento de su desaparición de manera continua. Así pues, el resultado verdadero se obtendría valorando la empresa en el momento de su cierre (valor final) y comparando dicho valor con el que correspondiera al momento de su puesta en marcha (valor inicial).

Para obtener ambos valores se sumarían los activos: bienes y derechos; y se restarían las deudas con terceros; correspondientes al momento inicial y final, respectivamente.

 

La diferencia entre ambos valores, el inicial y el final, constituiría el beneficio (si el valor final fuera mayor que el valor inicial) o la pérdida (en caso de ser el valor final menor que el valor inicial) obtenido por la empresa en el desarrollo de su actividad.

Sin embargo, ni los accionistas ni el Estado ni los terceros interesados en la marcha de la empresa están dispuestos a esperar a que se produzca su desaparición para recuperar parte de su inversión (accionistas), cobrar los impuestos devengados (Estado) o conocer la situación de la empresa (terceras personas interesadas).

 

Es por ello que se divide artificialmente la vida de la empresa en una sucesión de ejercicios económicos, a los que se da una duración equivalente a doce meses naturales. Es por esta razón que se habla del resultado periódico para diferenciarlo del resultado total obtenido por la empresa.

 

Así pues, a la imputación o asignación de los ingresos y de los gastos que corresponden a cada ejercicio económico y que servirán para determinar el resultado periódico se le denomina periodificación.

 

Resultado antes de impuestos

Para ello bastará que carguemos (se denomina cargo cualquier anotación realizada en él debe de una cuenta) a la cuenta 129. Pérdidas y Ganancias los saldos de todas las cuentas de compras y gastos y que abonemos (se denomina abono cualquier anotación realizada en el haber de una cuenta) a la misma cuenta 129. Los saldos de todas las cuentas de ventas e ingresos.

 

De esta manera todas las cuentas de gastos y todas las de ingresos quedarán saldadas y cerradas, es decir que su saldo será igual a cero.

Por su parte, la cuenta 129. Pérdidas y Ganancias presentará:

- Saldo deudor o pérdida, si la suma de los gastos es mayor que la de los ingresos.

- Saldo acreedor o ganancia, si la suma de los ingresos es mayor que la de los gastos.

Impuesto de Sociedades

 

El saldo de la cuenta 129. Pérdidas y Ganancias representará después de lo expuesto en el apartado anterior el resultado contable obtenido por la empresa a lo largo del ejercicio económico que se cierra sin tener en cuenta el gasto derivado del Impuesto de Sociedades devengado sobre dicho resultado.

 

Así pues, en el caso de que la empresa haya obtenido un resultado positivo o ganancia, se determinará la cuota devengada del Impuesto de Sociedades, considerada como gasto del ejercicio económico que se cierra, aplicando al resultado contable los criterios tributarios en cuanto a bonificaciones, deducciones y tarifa impositiva.

 

Esta cuota, que insistimos que tiene la consideración de gasto a efectos económicos, aunque no es un gasto deducible desde la perspectiva fiscal, se registrará en la cuenta 630. Impuesto sobre beneficios mediante el correspondiente cargo.

 

Si por el contrario la empresa ha obtenido un resultado negativo o pérdida, se determinará cuota devengada del Impuesto de Sociedades, considerada como crédito de impuestos para los siguientes ejercicios económicos, aplicando al resultado contable los criterios tributarios en cuanto a bonificaciones, deducciones y tarifa impositiva.

 

Esta cuota, que insistimos que tiene la consideración de crédito impositivo a efectos económicos y que puede tener la misma consideración desde la perspectiva fiscal, se registrará en la cuenta 630. Impuesto sobre beneficios mediante el correspondiente abono.

 

 

Resultado después de impuestos

Finalmente, llegamos a la determinación del resultado después de impuestos mediante el correspondiente cargo o abono del saldo de la cuenta 630.

Impuesto sobre beneficios a la cuenta 129. Pérdidas y Ganancias.

 

Se producirá un cargo si el resultado antes de impuestos era positivo y, por lo tanto, el saldo de la cuenta 630. Representaba el gasto derivado del Impuesto de Sociedades.

Por el contrario se producirá un abono si el resultado antes de impuestos era negativo y, por lo tanto, el saldo de la cuenta 630. Representaba el crédito de impuestos derivado del Impuesto de Sociedades.

 

Cierre de cuentas

Una vez completados los procesos anteriormente descritos y habiendo determinado y registrado el resultado contable después de impuestos podemos considerar definitivamente cerrado el ejercicio económico.

 

Sin embargo, a efectos contables todavía quedaría pendiente el cierre de todas las cuentas denominadas de balance (cuentas incluidas en los grupos del 1 al 5, ambos incluidos, del PGC).

 

Para ello procederemos a abonar por su saldo todas las cuentas de activo (se denominan de activo todas aquellas cuentas que al cierre del ejercicio presentan un saldo deudor, es decir aquellas en las que la suma de todas las anotaciones realizadas en el debe es mayor que la suma de todas las anotaciones realizadas en el haber.

 

También son los beneficios de la entidad producto de un desembolso en el pasado) y a cargar asimismo por su saldo todas las cuentas de pasivo (se denominan de pasivo todas aquellas cuentas que al cierre del ejercicio presentan un saldo acreedor, es decir aquellas en las que la suma de todas las anotaciones realizadas en el debe es menor que la suma de todas las anotaciones realizadas en el haber.

 

También son desembolsos realizados de los cuales se espera obtener beneficios en el futuro).

 

De esta forma hemos procedido al cierre de la contabilidad en la fecha de cierre del ejercicio económico.

 

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